Wie man professionell eine E-Mail an den Chef schreibt
An vielen Arbeitsplätzen denken die Menschen informell, es wird jedoch erwartet, dass sie E-Mails in professionellem Englisch schreiben. Hier beginnt oft die Verwirrung.
Jemand möchte vielleicht so etwas schreiben:
„Sir, wegen der Sache, die wir im Meeting besprochen haben, schicke ich das Update.“ *(Sir, about the thing we discussed in the meeting, I’m sending the update.)*
In der professionellen Kommunikation klingt dies jedoch informell und unklar.
Eine stärkere, professionelle Version wäre:
„Wie in unserer Besprechung besprochen, teile ich das neueste Update.“ *(As discussed in our meeting, I’m sharing the latest update.)*
Die Botschaft ist die gleiche, aber der Eindruck ist viel professioneller.
In diesem Artikel lernen Sie fünf einfache Regeln kennen, um alltägliche Gedanken in klare, professionelle E-Mails zu verwandeln, die von Managern geschätzt werden.
---
Regel 1: Beginnen Sie mit dem Kontext, nicht mit Smalltalk
Viele Mitarbeiter beginnen E-Mails auf die gleiche Weise, wie sie in lockeren Gesprächen reden.
Beispiel für einen informellen Ansatz:
„Wegen der Sache, über die wir gestern gesprochen haben…“
Allerdings erhalten Manager oft Dutzende von E-Mails jeden Tag, weshalb Klarheit und Struktur wichtig sind.
Professioneller Ansatz
Anstatt mit einer Geschichte zu beginnen, fangen Sie mit dem Kontext und dem Zweck an.
Beispiel:
Informelle Version:
Ich schreibe wegen dem, worüber wir gestern gesprochen haben.
Professionelle Version:
Wie gestern besprochen, teile ich das Projekt-Update.
Einfache Formel
Kontext + Aktion
Beispiele:
- Wie in unserer Besprechung besprochen… (As discussed in our meeting…)
- Im Nachgang zu unserem Gespräch… (Following up on our conversation…)
- Gemäß Ihren Anweisungen… (As per your instructions…)
---
Regel 2: Verwenden Sie klare Betreffzeilen
Viele Menschen schreiben vage Betreffzeilen wie:
Betreff: Update
Betreff: Wichtig
Betreff: Bitte prüfen
Diese E-Mails werden leicht ignoriert, weil sie den Zweck nicht erklären.
Verwenden Sie stattdessen spezifische Formate für die Betreffzeile.
Effektive Formeln für die Betreffzeile
Format für Projekt-Updates
Projekt-Update – Marketingkampagne (12. März)
Format für erforderliche Aktionen
Freigabe erforderlich – Lieferantenzahlung
Format für Nachfassaktionen (Follow-up)
Follow-Up: Zeitplan für Website-Launch
Format für Anfragen
Urlaubsantrag – 15. bis 18. April
Kommunikation von Fristen
Antrag auf Fristverlängerung – Kundenangebot
Eine klare Betreffzeile hilft Ihrem Chef, den Zweck der E-Mail sofort zu verstehen.
---
Regel 3: Vermeiden Sie informelle Sprache
Lockere Sprache funktioniert in Gesprächen, aber professionelle E-Mails sollten klar und formell bleiben.
Häufige Fehler
Bitte prüfen Sie die Datei schnell.
Können Sie sich das ansehen, wenn Sie Zeit haben?
Ich habe das probiert, aber es funktioniert nicht.
Professionelle Alternativen
Könnten Sie bitte die angehängte Datei überprüfen?
Bitte teilen Sie mir Ihr Feedback mit.
Ich habe diesen Ansatz versucht, aber er hat das Problem nicht gelöst.
Professionelle E-Mails sollten eine einfache und klare Sprache verwenden.
---
Regel 4: Halten Sie E-Mails kurz und strukturiert
Manager bevorzugen in der Regel prägnante und strukturierte E-Mails anstelle langer Erklärungen.
Eine einfache Struktur funktioniert am besten.
Die 3-teilige Struktur einer professionellen E-Mail
Kontext
Wie in der gestrigen Besprechung besprochen…
Information oder Anfrage
Der Marketingbericht wurde fertiggestellt und ist angehängt.
Nächste Aktion
Bitte lassen Sie mich wissen, ob Überarbeitungen erforderlich sind.
Dieses Format funktioniert für die meisten E-Mails am Arbeitsplatz.
---
Regel 5: Enden Sie immer mit einem klaren nächsten Schritt
Viele E-Mails enden mit vagen Aussagen wie:
Bitte prüfen.
Es ist jedoch nicht klar, welche Aktion erwartet wird.
Geben Sie stattdessen den nächsten Schritt klar an.
Bessere Beispiele für den Abschluss
Bitte bestätigen Sie, ob wir mit dem Lieferanten fortfahren können.
Bitte teilen Sie mir Ihr Feedback bis Freitag mit.
Bitte lassen Sie mich wissen, falls Sie Änderungen wünschen.
Klare nächste Schritte machen die Kommunikation effizient und professionell.
---
5 gebrauchsfertige E-Mail-Vorlagen
Nachfolgend finden Sie fünf gängige E-Mails, die Profis am Arbeitsplatz regelmäßig verwenden.
---
Follow-Up E-Mail (Nachfassen)
Betreff: Follow-Up: Einreichung des Kundenangebots
Hallo,
ich beziehe mich auf das gestern geteilte Kundenangebot.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob vor der Einreichung noch Überarbeitungen erforderlich sind.
Mit freundlichen Grüßen
Rahul
---
Antrag auf Fristverlängerung
Betreff: Antrag auf Fristverlängerung – Verkaufsbericht
Hallo,
aufgrund zusätzlicher erforderlicher Datenanalysen möchte ich um eine Fristverlängerung für den Verkaufsbericht bitten.
Ich werde die finale Version bis morgen Abend einreichen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Rahul
---
Urlaubsantrag
Betreff: Urlaubsantrag – 18. März
Hallo,
aufgrund einer privaten Verpflichtung möchte ich für den 18. März Urlaub beantragen.
Alle Aufgaben für die Woche wurden entsprechend geplant.
Vielen Dank für die Berücksichtigung.
Mit freundlichen Grüßen
Rahul
---
Anfrage für ein Gespräch über eine Beförderung
Betreff: Anfrage für ein Gespräch zur Leistungsbeurteilung
Hallo,
ich würde mich über die Gelegenheit freuen, meine Leistung und mein potenzielles Wachstum innerhalb des Teams zu besprechen.
Bitte lassen Sie mich wissen, wann ein kurzes Meeting für Sie günstig wäre.
Mit freundlichen Grüßen
Rahul
---
Kündigungsschreiben
Betreff: Kündigung – Rahul Sharma
Hallo,
bitte akzeptieren Sie diese E-Mail als formelle Mitteilung über meine Kündigung von meiner Position.
Mein letzter Arbeitstag wird in 30 Tagen von heute an sein. Ich werde für eine reibungslose Übergabe meiner Aufgaben sorgen.
Vielen Dank für die Gelegenheit, mit dem Team zu arbeiten.
Mit freundlichen Grüßen
Rahul
---
Abschließende Gedanken
Das Schreiben professioneller E-Mails ist an jedem Arbeitsplatz eine wichtige Fähigkeit.
Der Schlüssel ist einfach:
Klar denken → Kurz schreiben → Die nächste Aktion angeben.
Wenn Sie diese fünf einfachen Regeln befolgen, werden Ihre E-Mails in der Unternehmenskommunikation selbstbewusster, professioneller und effektiver klingen.
Verwandeln Sie Ihre alltäglichen Gedanken in professionelle E-Mails
Manchmal ist die größte Herausforderung nicht die Idee, die Sie kommunizieren möchten, sondern wie Sie sie professionell ausdrücken. Genau hier hilft die LEVELiU-App. Mit ihrem Corporate Translator können Sie lockere Nachrichten in Sekundenschnelle in klares, professionelles Business-Englisch umwandeln. Schreiben Sie einfach, was Sie sagen möchten, und die App verwandelt es in eine ausgefeilte E-Mail, die für Manager, HR-Teams und die Unternehmenskommunikation geeignet ist. Wenn Sie bei der Arbeit selbstbewusster und professioneller klingen möchten, probieren Sie den Corporate Translator in der LEVELiU-App aus.
